Özellikle kamuya bir ürün veya hizmet alırken en çok kullanılan yöntem ihaledir. Bu tür kurumlar veya özel firmalar ihale açarlar. Firmalar bu ihaleye başvuru yaparlar. Başvurular değerlendirilir ve ihale en düşük maliyetli hizmeti sunan firmaya verilir. Tabii ki bu noktada verdiğiniz teklifin gerekli olan şartları sağlaması da gerekmektedir. Peki bir ihaleye başvuru yaparken ihale dosyası hazırlama işlemi nasıl yapılır? İhale dosyasında neler olmalıdır?

İhale Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İhale dosyası hazırlanırken;

• İlk olarak ihale dosyasının indirilmesi gerekir. İhaleyi açan kurumun neler beklediğinin ve şartlarının görülmesi için bu gereklidir. Sonrasında bu belge incelenmelidir.
• İhaleye sunulacak teklifin oluşturulması ve gerekli olan sözleşmelerin tasarlanması gerekir. 
• İhaleye girmek için gerekli olan evrakların (kurumların belirttiği evrakların) toplanması ve hazırlanması gerekir.
• Tüm bu belgelerin firmanın istediği formata dönüştürülmesi ve ihale dosyasının hazırlanması gerekir.
• İhale dosyası hazırlama süreci tamamlandıktan sonra bu dosyanın bir uzmana inceletilmesi iyi olacaktır. Olası eksikleri ve hataları görmek için bu gereklidir. Aksi halde ihaleye yaptığımız başvuru reddedilebilir. Bu kontroller sırasında şekil yönünden yani ihalenin gerektirdiği dosya tasarımı yönünden de incelemeler yapılmalıdır.
• Son olarak tabii ki dosya ilgili kuruma veya firmaya sunulmalıdır.

İhale Dosyasında Neler Yer Alır?

İhale dosyasında yer alması gerekenler, ihaleyi açan firmaya göre değişiklik gösterebilmektedir. İhaleyi açan firma dosyasında belli belgeleri sizlere sunar. Bunların yanında belli belgeleri de sizlerden ister. Bu belgeler;

• Davet usulü ile teklif alınıyorsa davetin yapıldığını gösterir belgeler,

• İhale onay belgesi,
• Yaklaşık maliyeti gösteren belgeler,
• Gerekli olan şartnameleri gösteren belgeler, varsa bunlara ilişkin ekler ve onaylar,
• İlana ilişkin belgeler ve evraklar yer almaktadır.

Bu belgelerin çoğu başta da belirtiğimiz gibi indireceğiniz ihale dosyasında yer almaktadır. Bu nedenle kuruma göre istenilen belgeler ve dosyada yer alan belgeler farklılık gösterebilmektedir. En doğru bilgiyi almak için ihale yapan firmanın, ihale bilgileri incelenmelidir. Aksi halde ihaleye vereceğiniz teklif kabul olmayabilir. İhaleyi açan firmanın da sunması gereken belgelerde bir eksiklik olması durumunda bu durum bildirilmeli ve eksilik giderilmelidir.